こんにちは!!
最近梅雨入りしたため、傘と日傘のどちらを外に持っていこうか悩まされています。
観光学部3年生の榎硲彩です!
今回は、「となりの主人公」ということで、
和歌山大学総務課の秘書係である、田中千景(たなかちかげ)さんを取材させていただきました!!
秘書と聞くと、私はとても上品で素敵な方だというイメージを持っていましたが、
実際に会ってみると本当にその通りで、とてもおしゃれで素敵な方でした!
さて、まず最初に、
秘書とは実際にどんなお仕事をしているのかお聞きしました。
秘書係では主に役員(学長と4人の理事)の秘書業務をされていて、なかでも一番激務である学長の秘書業務が大きな割合を占めるとのことです。
秘書のお仕事を一言でいうと、大学の経営・運営を任されている多忙な役員の方たちが本務に専念できるように、そして仕事をスムーズに進められるように、あらゆる面でサポートすることだそうです。
例えば、役員のスケジュール管理、学内外関係者との連絡調整業務、役員等の出張関係業務、来客対応、電話対応、決裁書類の仕分け業務、役員移動時の車の手配、学長の講演資料作成補助、学長執筆原稿の校正・〆切管理、社交文書(慶弔電報、挨拶状、お礼状等)の作成発送、各種資料のファイリング、学長室・理事室の掃除・整頓等環境整備などなど・・・
なかなかボリュームのある仕事だという印象を受けました!
そんな中でも1番重要でかつ割合が大きいのは、役員のスケジュール管理。
学内外から次々と入る面談依頼や、役員が出席する学内外の会議日程、大学の大きな行事の日程等、役員が関わる全ての日程を調整・管理するのが秘書の重要なお仕事です。
そして、「スケジュール管理というのは、日程の調整だけではなく、役員がその職務を遂行するために必要な連絡調整を関係部署と行い、無事完了するまでを管理すること」
と田中さんはおっしゃっていました。
秘書の仕事では、スケジュールに限らず学内外の方々との様々な連絡調整が必要となり、その際には、相手が言っていることをよく聞き意図していることをきちんと正確に読み取り、自分の意図することも相手に正確に伝えられるように、そして役員と学内外の関係者が良好な関係で双方が仕事をスムーズに進められるよう配慮するように心掛けているそうです。
話を聞くとかなり大変で忙しそうな田中さんですが、
「今現在抱えている秘書業務と、次々と新たに入ってくる案件について、学長、理事のスケジュールを考え合わせ常に優先順位を振り直し、まるでパズルのように上手く組み合わせながら1つずつクリアしていくことが、その都度その都度臨機応変に対応しないといけないのでマニュアル通りに進められるようなものではなく難しいところではあるけれど、そこがまた楽しいところでもある」そうです。
秘書のお仕事は常に流動的。
その日によって入ってくる仕事も異なるためスケジュールはあってないような感じだとおっしゃっていました。しかし、こういった流動的で忙しいお仕事をしていく上で、楽しいと言えるのはさすがだと感じました。
ちなみに、こうやって楽しく感じられるのは自分がパズル好きだからかな?と思ったこともあるそうです(笑)
また、どういったところにやりがいを感じるのか尋ねたところ、
「秘書業務は常に裏方だけど、直接大学の経営、運営に関わっている人たちを自分がサポートすることによってその人たちの仕事の成果が上がれば、それが自分のやりがいになる。そう意味では直接的ではないけれど大きな成果に貢献できる仕事だと思う、そういうところにやりがいを感じる。」
ともお話してくれました。
田中さんは和歌山大学で勤める前に、コンピューターのソフト部門の会社でシステムエンジニアとして働かれていたそうです。そしてその後に、和歌山大学に来られました。
和歌山大学では最初、会計課だった田中さん。そこで2年ほど勤めた頃、当時の秘書室の人に育休に入るから代わりに来てくれないかと声をかけられ、秘書室へ来ることになったんだそうです。
秘書室に来られてからは14年経ち、
和歌山大学の様々な変革を見てこられ、瀧学長で4人目の学長となるそうです。
そんな田中さん、最近は忙しくなかなか趣味の時間を楽しむことはできていないようですが、趣味のご遍歴は、ピアノ、テニス、ゴルフ、華道、茶道、映画鑑賞などなど...
お話していると、田中さんは非常に多趣味な方だということがわかりました!
そしてなんと、学長室には田中さんご自身で生けられたお花が飾られていました♪
↑生け花と田中さん
今回取材に行った時にあったお花は、和歌山大学名誉教授の称号授与式の際に生けられたもので、何か行事があった時や海外からのお客様等VIPな来客が来られる場合などに生けられるそうです。
他には、わだにゃんのお話で盛り上がったりもしました!
わだにゃんのぬいぐるみを購入する際には、生協の売店でどの子が1番可愛いか、顔やうつむき加減を見ながら生協の人と一緒に選んだ、というお茶目な一面も見られました!笑
選ばなかった他の子には申し訳ない気持ちになる、でも選んでしまう、というところには私も共感しました(笑)
さて、そんな田中さんですが、実は小さいころ少し体が弱くて、親戚の中でも末っ子だったために皆からお世話をしてもらうことが多かったとのことで、反対に自分が人のお世話をするとか、サポートをするのが楽しいということは全く考えたこともなかったそうです。
しかし、縁があってこの秘書のお仕事に就き、自分が何かをすることによって誰かの役に立つ、誰かが喜んでくれる、そういう風に人をサポートすることがこんなにも楽しいんだ、と秘書のお仕事を通して自分のまた違った一面を発見できたそうです。
「秘書の仕事はみんなにありがとうと言ってもらえる仕事。役員の方々や、各部署の方々の仕事が少しでもスムーズに進められるように自分が努めることで、双方からありがとうと言ってもらえる。そう言ってもらえると、人の役に立てたんだと実感でき嬉しいし、もっと頑張れてしまう。時間に追われることが多く大変なことも多いけれど、常に感謝の言葉をかけてもらえる幸せな職業だな、と思う。」
秘書は幸せな職業。
そう話す田中さんはとてもきらきらしているように感じました。
最後に、私たち学生に対してアドバイスもいただきました!
まず1つ目は、
「学生の皆さんには、いろいろなことにチャレンジして、人との出会いを大切にして、大学生活を大いに楽しんでほしいと思う。」
そして、どんなことでも楽しんで取り組んでほしい、嫌だと思っていることも楽しむ気持ちを持てば、違ったものが見えてくると思うから、とおっしゃっていました。
もう1つは、
「どんな時も感謝の気持ちを忘れないでほしい。」
人は誰でも何をするにも、誰かのお世話になったり、協力して貰ったり、支えて貰ったりしていると思うので、私自身常に感謝の気持ちを忘れないでいたいと思うし、皆さんにもそうであって欲しいと思う。
とのことです。
人から感謝の気持ちを伝えられたら嬉しいように、自分も誰かに何かしてもらった時や、日ごろ陰で支えてくれている人に対する感謝の気持ち、というものはずっと大切にしていきたいです。
終始にこやかにお話してくださった田中さん。
最初は、素敵な雰囲気の方だなあと漠然と感じていましたが、今回の取材を通してそれがはっきりとしたカタチへと変わりました。
秘書のお仕事は、大学を支える、まさに頼りになる縁の下の力持ち。
私は和歌山大学に田中さんの存在はなくてはならないものだと感じました。
田中さん、お忙しい中ありがとうございました!!